El control de combustible para flotas se ha convertido en un gran problema para sus propietarios. No se trata solo de ahorrar dinero; también se trata de reducir las emisiones y mejorar la seguridad. Este artículo cubrirá los aspectos básicos de cómo administrar el uso de combustible en su flota. Veremos los métodos y tecnologías más comunes utilizadas por los administradores de flotas.
Dado que anteriormente hemos hablado de los aspectos generales de la gestión de combustibles y el control de combustibles en una empresa, aquí cubriremos aspectos prácticos para la administración de combustible en flotas.
¿Qué es una empresa de flotas?
Una empresa de flotas se puede definir como una organización que posee o administra varios vehículos (automóviles, camiones, autobuses, etc.) para realizar sus actividades. Por ejemplo:
- Compañías de taxis.
- Empresas de autobuses.
- Empresas de transporte de carga.
- Empresas de logística, etc.
¿Cuáles son los problemas principales que afrontan las empresas de flotas?
El primer paso a la hora de controlar el consumo de combustible es comprender qué lo provoca. Hay muchos factores que contribuyen al alto consumo de combustible en una flota, entre ellos:
- Hábitos de conducción ineficientes (como exceso de velocidad).
- Malas prácticas de mantenimiento.
- Robo de combustible.
- Paradas innecesarias.
- Condiciones climatológicas y el tráfico.
- Características de los vehículos.
- Antigüedad del vehículo, etc.
Implementación de un sistema de control de combustible para flotas
Para establecer un sistema de gestión de combustible adecuado para flotas, es necesario saber con precisión cuánto combustible consume cada uno de sus vehículos. Este conocimiento es fundamental a la hora de implantar sistemas avanzados de control de combustibles, incorporando criterios de discriminación de consumos en función de los distintos tipos de trayectos, el tipo de transporte, etc. Cuanto mayor sea la precisión con la que se controla el consumo de combustible, mayor será la eficiencia energética para la flota.
El punto de partida será establecer un indicador de rendimiento de combustible para cada uno de los vehículos que componen la flota. Este indicador se calculará dividiendo la cantidad de combustible recargado (hasta llenar el depósito), entre los kilómetros recorridos utilizando esta cantidad. Este registro se debe realizar en cada repostaje identificando tanto el vehículo como al conductor; de esta forma podrás comparar el rendimiento de combustible en cada viaje / vehículo / conductor.
A través de estos cálculos es posible definir una línea base de consumo para cada vehículo y luego monitorear cualquier cambio a lo largo del tiempo.
De acuerdo al giro de su negocio y a sus objetivos, es posible establecer otros indicadores que le ayudarán a identificar las mejores soluciones para la flota. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la seguridad, se puede medir el número de accidentes o incidentes.
Asimismo, se deben establecer medidas administrativas como capacitaciones a los conductores y operativas, como la implementación de equipos en los vehículos para lograr mejores resultados.
Métodos para mejorar el control de combustible en flotas
Los métodos empleados para reducir el consumo de combustible en las flotas varían según el tamaño de la flota y su composición. A continuación enumeramos algunos de ellos:
Control periódico del consumo de combustible
El monitoreo del consumo de combustible es una herramienta importante para medir la efectividad de los programas de control de combustible. Le permite evaluar si las acciones realizadas han sido efectivas y determinar si deben continuar o modificarse.
Un buen programa de control de rendimiento del combustible requiere un monitoreo constante del consumo de combustible, de modo que pueda detectar cualquier anomalía a tiempo y tomar medidas correctivas. Una forma práctica de iniciar en este método es utilizar una hoja de Excel, es por ello que hemos desarrollado un artículo con las mejores plantillas de Excel para control de combustible.
Mantenimiento de unidades
Como parte de un plan de mantenimiento, es recomendable ejecutar revisiones periódicas a las unidades de la flota. Estas comprobaciones están destinadas a mantener los vehículos en perfectas condiciones y por ende mantener la eficiencia en el uso y gasto de combustible.
Planificación de rutas
La planificación de rutas es una de las herramientas más relevantes disponibles para optimizar la utilización de los recursos. Además de mejorar el consumo de combustible, también reduce las emisiones, el desgaste de los vehículos y aumenta su productividad.
Establecer políticas de uso
Establecer políticas de uso para vehículos ayuda a evitar malas prácticas, por ejemplo, es posible que desee limitar el uso de ciertos modelos de vehículos durante las horas pico o restringir el uso de ciertas rutas.
Capacitación
La capacitación es otro elemento clave en el desarrollo de un programa de control de combustible. Es necesario capacitar a los conductores y demás personal que labora en la flota para eliminar malos hábitos y mejorar el estilo de conducción.
Implementación de tecnología
Hay muchas innovaciones tecnológicas que nos ayudan a controlar el combustible con mayor precisión. Algunos ejemplos incluyen: sistemas GPS, sistemas de monitorización del vehículo, tarjetas de identificación, entre otros.
Sistemas automatizados para el control de combustible en flotas
En el mercado actual, existen ofertas tecnológicas que automatizan gran parte de los procedimientos asociados al control de combustible para las flotas. Los módulos que deben incluir, dependen de las características y particularidades de cada negocio; sin embargo, de manera general un buen sistema de control de combustible debe incluir todos los siguientes elementos:
Herramientas de recopilación y análisis de datos:
Estas herramientas le permiten recopilar datos del uso del combustible de diversas fuentes, como dispositivos GPS, unidades telemáticas, aplicaciones móviles, tarjetas de identificación, entre otros.
Administración y gestión de flotas
Para poder administrar las operaciones de la flota, el sistema debe tener módulos que le permitan gestionar, conductores, vehículos, trayectos o debe poder integrarse al sistema que actualmente utiliza.
Módulo de control y seguimiento de indicadores:
Le permite controlar y monitorear los indicadores empleados para medir el consumo de combustible, como el consumo medio por vehículo, por trayecto, por día, por semana, por mes, etc.
Detección de anomalías y observaciones:
Este módulo detecta anomalías en el comportamiento de los vehículos, permitiéndote detectar problemas u observaciones.
Herramienta de optimización de rutas:
Esta herramienta calcula la ruta óptima para la flota en función de sus necesidades, teniendo en cuenta los costes de desplazamiento.
Módulo de informes:
Este módulo genera informes sobre el consumo de la flota, incluidos gráficos que muestran las tendencias a lo largo del tiempo.
Tecnologías relacionadas con el control de combustible en flotas
Hay muchas tecnologías que pueden mejorar la eficiencia del control de combustible para las flotas. Algunos ejemplos incluyen:
Sistemas GPS:
Con esta tecnología, podemos saber exactamente dónde están nuestros vehículos en un momento dado. También podemos determinar la distancia que recorrieron y cuándo se detuvieron.
Sistemas telemáticos:
Este tipo de dispositivo tiene sensores instalados en el interior del vehículo que transmiten información sobre su ubicación, velocidad, dirección, nivel de carga de la batería, temperatura del motor, entre otros.
Tarjetas de identificación:
Con estas tarjetas de combustible podemos identificar a los conductores y vehículos, así como el abastecimiento de combustible que se realizan a cada unidad. Estas tarjetas pueden funcionar con tecnología RFID, bluetooth, lectores de barras, etc.
Aplicaciones móviles:
A través de una aplicación podemos acceder a la misma información que con los sistemas telemáticos, pero a través de un smartphone o tablet en lugar de un dispositivo fijo.