En el pasado, el combustible era solo otro gasto con el que tenían que lidiar las empresas. Hoy en día, el combustible se ha convertido en uno de los principales gastos operativos, sobre todo para los operadores de flotas. Como resultado, muchas empresas están buscando nuevas formas de ahorrar dinero en combustible. Este artículo cubrirá los conceptos básicos de la gestión de combustible en una empresa. También explicará por qué es importante la gestión del combustible y cómo puede ayudar a mejorar su empresa.
¿Qué es la gestión del combustible?
La gestión del combustible es el diseño e implementación de un sistema general de planificación, control, supervisión y monitoreo del uso global del combustible en una empresa. La gestión del combustible permite optimizar el empleo de cada litro de combustible adquirido, contribuyendo así a la economía del negocio, al ahorro energético y a la mejora de la preservación del medioambiente.
Importancia de la gestión de combustible en una flota
Entre las ventajas de la aplicación de una adecuada gestión de combustible en una flota tenemos:
- Optimización del empleo de combustible, lo que contribuye al ahorro de costos.
- Mejorar la planificación de las rutas de trabajo.
- Reducción de las emisiones de los vehículos mediante la optimización del funcionamiento del motor.
- Aumentar el rendimiento del vehículo y la eficiencia de la flota.
- Mejor control sobre la calidad de los combustibles utilizados.
- Mejorar la realización de los procesos de mantenimiento de los vehículos.
- Mejora de la seguridad de los conductores y pasajeros.
- Mayor productividad debido a la reducción del tiempo de inactividad.
- Evitar el robo de combustible.
- Aumentar la calidad del servicio prestado al cliente.
¿Cómo aplicar la gestión de combustible en las flotas?
La gestión de combustibles emplea varios métodos y tecnologías para la planificación, el seguimiento y control de los inventarios de combustible, las compras de combustible, el combustible despachado y el uso.
Para ello existen dos enfoques básicos: manual y automático. Los métodos manuales requieren una atención constante por parte del operador, mientras que los sistemas automáticos monitorean el consumo de todos los vehículos en tiempo real y ajustan sus operaciones en consecuencia. Normalmente, se requiere implementar una combinación de ambos.
El primer paso en la gestión de combustible en una flota es realizar un diagnóstico. Identificar todos los diferentes tipos de vehículos operados por la organización, así como conocer el consumo de carburante de cada uno de ellos y los problemas que actualmente tiene la empresa. A partir de esta información establecerá la base para los métodos de control de combustible que debe implementar la empresa.
El segundo paso consiste en establecer un plan de gestión del combustible que incluya los siguientes aspectos:
- Planificación: Establecimiento de las metas y objetivos de la política de combustibles de la empresa.
- Control: establecimiento de normas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de los planes establecidos.
- Seguimiento: análisis de los resultados obtenidos a través de los pasos anteriores.
Una vez que estos elementos han sido definidos, deben implementarse utilizando la tecnología disponible más adecuada para el funcionamiento de la empresa.
Factores a tener en cuenta en la gestión de combustibles en flotas
Para lograr los máximos beneficios de la aplicación de la gestión de combustible en una empresa, hay algunos factores a considerar:
Los conductores:
El principal factor que influye en el consumo de combustible dentro de una empresa son los conductores, dado que están directamente involucrados en la operación del vehículo. Por eso, entender y hacer cambios en su rutina diaria es una de las prioridades del sistema de gestión de combustible. Además, es importante señalar que la formación selectiva de los conductores en cursos de conducción eficaces y seguros logra una mejora a corto plazo a bajo coste.
Los vehículos:
Además del conductor, otro elemento clave en la gestión del combustible es el tipo de vehículo que se conduce. Para ello se debe tener en cuenta sus principales características:
- Especificaciones del vehículo: el tipo de combustible, el peso, el tamaño, las especificaciones técnicas, etc.
- Antigüedad: La relación entre los kilómetros por litro y la edad del vehículo varía de un modelo a otro. Es normal que decaiga con la edad.
- Condiciones del vehículo: la transmisión, los ejes, los neumáticos.
- Equipamiento y productos utilizados: aire acondicionado, lubricantes, equipos telemáticos, etc.
La carga:
La carga sobre el vehículo afecta el rendimiento del motor, lo que conduce a un mayor consumo de combustible.
El peso total transportado por el vehículo es un factor crucial. Si un conductor dispone bien la carga, se pueden ahorrar viajes o se necesitan menos vehículos para transportarla. La carga no siempre es constante en el tiempo, sino que varía desde el punto de origen hasta el destino final, lo que hace que sea más difícil de gestionar.
Las rutas y el tráfico:
El tipo de condiciones de la carretera puede afectar en gran medida la eficiencia del combustible. Las carreteras tortuosas, las rutas lentas y empinadas, las ciudades congestionadas, etc., aumentan el consumo.
Como principio general, cuanto más a menudo necesitemos cambiar de marcha, acelerar o frenar, mayor será el consumo. Además, las ciudades congestionadas también provocan un mayor consumo, ya que obligan a los conductores a realizar paradas frecuentes.
Sin embargo, las variaciones del tráfico, incluso cuando se conduce por una sola ruta, pueden ser considerables. Sobre todo si se conduce de noche o de día, y puede provocar que consumamos más o menos combustible como esperábamos. Una solución a estos problemas será el uso de dispositivos electrónicos que evalúen nuestras necesidades, que es el mejor camino a seguir.
Si es posible, seleccionar horarios no congestionados para ejecutar los servicios puede reducir significativamente el consumo. Por ejemplo, entregas nocturnas o entregas de mercancías entre las 10 y las 11 horas.
El clima:
Además de los factores mencionados anteriormente, las condiciones atmosféricas y la estacionalidad también afectan el rendimiento de combustible.
Es especialmente relevante tener en cuenta el clima cuando se comparan datos de diferentes períodos de tiempo. Por ejemplo, si comparamos el consumo medio de combustible de un vehículo en dos temporadas diferentes, encontraremos que el consumo aumenta durante los meses de invierno. Esto se debe a que el vehículo utiliza más combustible para calentar la cabina.
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